«Grüezi, Sie sind bei [Firma]. Wir sind gerade im Einsatz. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen.»
Textbeispiel: Platzhalter ersetzen und den Ablauf in deiner Telefonanlage prüfen. Die Ansprache deiner Anrufenden stimmen wir mit dir ab.
Erreichbarkeit so formulieren, wie sie wirklich ist
Zwischen Werkstatt und Baustelle ist ein sofortiger Rückruf nicht immer möglich. Eine verständliche Combox schafft Orientierung, ohne eine genaue Frist zu versprechen. Wenn das Büro zu festen Zeiten besetzt ist, kannst du diese Zeiten nennen. Kurzfristige Änderungen bekommen eine separate Ansage.
Eine regionale Stimme passend auswählen
Mundart kann zu einem lokal verankerten Betrieb passen. Für Kundschaft ausserhalb der Region kann Schweizer Hochdeutsch besser verständlich sein. Wir besprechen die gewünschte Wirkung und prüfen den Dialekt mit der konkreten Stimme. Firmennamen und Fachbegriffe erhalten eine Aussprachevorgabe.
Pikettdienst und Standardanruf trennen
Ein Piketthinweis gehört nur in den Ablauf, wenn der Dienst tatsächlich angeboten wird und seine Bedingungen klar sind. Nummern und Weiterleitungen müssen geprüft werden. Standardanliegen sollen weiterhin beim richtigen Team ankommen, statt automatisch jeden Anruf als dringlich zu behandeln.
Für dein Briefing
- Bürozeiten und Rückrufroutine
- Gewünschter Sprachstil oder Dialekt
- Tatsächlicher Pikettdienst und dessen Ziel