«Grüezi, Sie sind bei [Firma]. Wir können Ihren Anruf gerade nicht entgegennehmen. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen nach dem Signalton.»
Textbeispiel: Platzhalter ersetzen und den Ablauf in deiner Telefonanlage prüfen. Die Ansprache deiner Anrufenden stimmen wir mit dir ab.
Nur um die Angaben bitten, die du brauchst
Name, Rückrufnummer und ein kurzes Anliegen genügen häufig. Lange Listen erschweren das Hinterlassen einer Nachricht. Wenn die Nummer nicht automatisch übermittelt wird, ist der ausdrückliche Hinweis besonders hilfreich. Sensible Einzelheiten müssen nicht in einer allgemeinen Sprachnachricht abgefragt werden.
Rückrufhinweise realistisch formulieren
Eine feste Rückruffrist sollte zu deinem Arbeitsablauf passen. Wenn dein Team Nachrichten nur zu bestimmten Zeiten abhört, kannst du das transparent sagen. Wir formulieren den Text so, dass er freundlich klingt und keine Erwartungen erzeugt, die dein Betrieb nicht erfüllen kann.
Signalton und Aufzeichnung testen
Je nach Anlage gehört der Signalton zur Combox-Funktion oder zum gelieferten Ablauf. Prüfe nach dem Einspielen, ob die Aufnahme startet und ob die Nachricht beim richtigen Team ankommt. Für Ferien oder ausserhalb der Öffnungszeiten kann dieselbe Combox mit einer anderen Einleitung genutzt werden.
Für dein Briefing
- Name und Rufnummer erfragen
- Nachrichtenempfänger und Abrufroutine festlegen
- Signalton und Aufzeichnung in der Anlage testen